Під час війни часто у працівників виникає необхідність взяти відпустку, кількість днів якої перевищує передбачену законодавством. У такому разі надається відпустка без збереження зарплати. За яких умов можлива така відпустка, які особливості її надання, обмеження та документальне оформлення – далі.
Прави надання відпусток під час воєнного стану
Відповідно до ст. 26 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі – Закон № 504) за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 30 календарних днів на рік.
На час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, визначеного ч. 1 цієї статті. Тривалість такої відпустки визначається угодою сторін.
Час перебування у відпустках, зазначених у частинах першій і третій зазначеної вище статті, не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504.
На період дії воєнного стану питання надання відпусток, зокрема відпусток без збереження заробітної плати, додатково врегулювано Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15 березня 2022 року № 2136-IX (далі – Закон № 2136). Частиною 3 ст. 12 Закону № 2136 передбачено, що протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону України «Про відпустки», без зарахування часу перебування у такій відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504.
Отже, надання працівнику/ці відпустки на ввесь період дії воєнного стану, з урахуванням продовження строку дії воєнного стану, не суперечить чинному законодавству.
У разі зміни строку дії воєнного стану відповідно до ст. 26 Закону № 504 відпустки надаються на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом.
Документальне оформлення відпустки
Документи роботодавця про надання відпусток без збереження заробітної плати з підстав, передбачених ст. 26 Закону № 504, мають точно відображати зміст досягнутої домовленості між сторонами трудового договору (працівником/цею і роботодавцем). У випадку, якщо сторони трудового договору погодили термін відпустки на ввесь час дії воєнного стану з урахуванням його можливого продовження, що зафіксовано у відповідному розпорядчому документі роботодавця, з яким ознайомлений працівник, необхідність додаткового врегулювання питань щодо терміну відпустки у разі продовження строку дії воєнного стану та додаткового оформлення розпорядчих документів роботодавцем відсутня. У разі ж якщо сторони досягли домовленості про термін відпустки без збереження заробітної плати до конкретної дати закінчення дії воєнного стану, що визначений відповідним указом Президента України, то у працівника у зв’язку із закінченням відпустки виникає обов’язок приступити до роботи, а питання надання за бажанням працівника/ці відпустки без збереження заробітної плати та терміну такої відпустки потребують врегулювання між сторонами трудового договору.
Особливі умови організації діловодства
У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником/цею.
