Війна, масова міграція та кадровий дефіцит створили нові виклики для українських компаній. Одним із них стало коректне ведення кадрового та військового обліку, що є взаємопов’язаними процесами. Невідповідність облікових документів законодавчим вимогам може призвести до значних штрафів і ускладнень при бронюванні працівників. Як організувати кадровий облік так, щоб уникнути проблем, та як в цьому допоможе проведення кадрового аудиту — далі.
Кадровий аудит: як уникнути ризиків у воєнний час
В умовах війни бізнеси в Україні стикаються з новими викликами у сфері кадрового адміністрування. Окрім традиційних питань ведення кадрового обліку, з’явився ще один критично важливий аспект — військовий облік. Бронювання працівників, правильність оформлення документів, взаємодія з територіальними центрами комплектування (ТЦК) — усе це потребує системного підходу. Відсутність чіткої організації цих процесів може спричинити значні фінансові ризики для компаній через адміністративні штрафи, а також ускладнити роботу підприємств через мобілізацію ключових фахівців.
Вчасно проведений професійний кадровий аудит допоможе уникнути порушень та забезпечити сталість роботи компанії.
Юридичні вимоги та відповідальність
Ведення кадрового обліку в Україні регламентується Кодексом законів про працю України (далі – КЗпПУ), а також Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Обов’язок підприємств, установа і організацій вести військовий облік установлений ч. 5 ст. 34 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» та унормований постановою Кабінету Міністрів України (далі — КМУ) від 30 грудня 2022 р. № 1487, якою затверджені Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, і яка визначає механізм організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних (далі — військовий облік) центральними і місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами, виконавчими органами сільських, селищних, міських рад та виконавчими апаратами районних, обласних рад, територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, військовими частинами, підприємствами, установами, організаціями та закладами освіти незалежно від їх підпорядкування та форми власності.
Зокрема, згідно з пунктом 5 додатку 27 до зазначеної постанови під час перевірки підприємств, установ та організацій перевіряється:
- правильність призначення осіб, відповідальних за ведення військового обліку;
- рівень забезпечення повноти, достовірності та якості обліку всіх призовників і військовозобов’язаних згідно з вимогами, встановленими Міноборони та Держстатом;
- стан підтримання постійної взаємодії з відповідними районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки з питань строків та способів звіряння даних особових карток призовників і військовозобов’язаних з обліковими даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, у яких вони перебувають на військовому обліку, внесення відповідних змін до них та організації проведення оповіщення призовників і військовозобов’язаних;
- стан організації періодичного звіряння особових карток призовників і військовозобов’язаних із записами у посвідченнях про приписку до призовної дільниці, у військових квитках та тимчасових посвідченнях;
- своєчасність внесення до особових карток працівників змін, які стосуються сімейного стану, місця проживання, освіти, місця роботи і посади призовників і військовозобов’язаних, та повідомлення районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки про зміну облікових даних;
- своєчасність оформлення документів для бронювання військовозобов’язаних за підприємствами, установами та організаціями та навчальними закладами на період мобілізації та на воєнний час;
- стан здійснення постійного контролю за дотриманням призовниками і військовозобов’язаними правил військового обліку, проведенням роз’яснювальної роботи серед громадян про виконання обов’язків щодо військового обліку;
- повідомлення районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки про призовників і військовозобов’язаних, які порушили вимоги законодавства щодо виконання військового обов’язку, для притягнення винних до відповідальності згідно із законом;
- ведення журналу обліку результатів перевірок стану військового обліку призовників і військовозобов’язаних та звіряння облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.
Крім того, під час перевірки перевіряються такі документи: накази керівників про призначення відповідальних осіб за ведення військового обліку та їх посадові інструкції; штатний розпис; накази керівників про прийняття та звільнення з роботи призовників і військовозобов’язаних; керівні документи; розпорядчі документи щодо організації питань, які підлягають перевірці; картотека карток П-2 (особових карток державних службовців); документи службового листування з районним (міським) територіальним центром комплектування та соціальної підтримки; планувальні та звітні документи за минулий та поточний роки; документи з опрацювання пропозицій до переліку посад і професій, що підлягають бронюванню; перелік посад і професій військовозобов’язаних, які підлягають бронюванню на період мобілізації та на воєнний час; відомості про чисельність військовозобов’язаних, які заброньовані згідно з переліками посад і професій, та військовозобов’язаних, які підлягають бронюванню; посвідчення про відстрочку від призову до Збройних Сил на період мобілізації та на воєнний час, відомості щодо їх видачі; журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку призовників і військовозобов’язаних та звіряння облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки; розписки про отримання військово-облікових документів; списки військовозобов’язаних і призовників, відомості про нарахування та отримання заробітної плати працівниками та інші документи».
Керівники юридичної особи або призначена ними уповноважена особа, відповідальна за організацію та ведення військового обліку (п. 8 Порядку № 1487), несуть відповідальність за порушення законодавства про мобілізацію (п. 87 Порядку № 1487). А саме за:
- неподання до ТЦК та СП списків громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць;
- прийняття на роботу військовозобов’язаних, які не перебувають на військовому обліку;
- незабезпечення оповіщення працівників, які є військовозобов’язаними, про їх виклик до ТЦК та СП;
- перешкоджання своєчасній явці працівників на збірні пункти, призовні дільниці;
- несвоєчасне подання документів, необхідних для ведення військового обліку, та неподання відомостей про таких осіб.
Отже, повідомити ТЦК про прийняття працівника на роботу (як і про його звільнення) — це обов’язок роботодавця. Протягом семи днів із дня видання наказу про прийняття (звільнення) на роботу необхідно подати до районних (міських) ТЦК повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів (абз. 4 п. 34 Порядку № 1487).
Під час дії воєнного стану (особливого періоду) розмір адміністративного штрафу (ч. 3 ст. 210-1 КпАП) на посадових осіб підприємств і організацій за порушення порядку військового обліку та мобілізаційного законодавства становить від 34 000 до 59 500 гривень.
Шлях до вирішення: як впорядкувати кадровий та військовий облік
Для мінімізації ризиків та оптимізації процесів рекомендується провести комплексний кадровий аудит, який допоможе виявити проблемні зони та розробити план їх усунення.
Перевірка має включати аналіз відповідності документації вимогам законодавства, оцінку кадрових процесів та ефективності їх автоматизації, аудит військового обліку, а також аналіз взаємодії з ТЦК.
Окрему увагу слід приділити процесам бронювання працівників. Чітке визначення посад і спеціальностей, що підлягають бронюванню, а також належне оформлення необхідних документів дозволить компанії зберегти ключовий персонал.
Кадровий аудит у воєнний час — це не лише перевірка документів, а й стратегічний підхід до управління персоналом, який допоможе знизити ризики, зберегти безперервність роботи та захистити компанію від штрафних санкцій. Комплексний аналіз кадрових процесів дає змогу адаптувати бізнес до нової реальності та уникнути можливих проблем, пов’язаних із військовим обліком.
