Громадянин збирається за кордон для продовження роботи за умовами контракту, укладеного ще до початку війни. При цьому він має усі підстави для виїзду та відповідно оформлені документи, проте на деяких з них бракує апостилю. Як правильно пройти цю процедуру – далі.
Особливості апостилювання
Проставлення штампу апостилю — це спрощена процедура легалізації документів для використання у країнах, які приєднались до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (так звана Гаазька конвенція про апостиль), до якої Україна приєдналась 10.01.2002 року (набула чинності 22.12.2003 року).
Міністерство закордонних справ, Міністерство внутрішніх справ, Міністерство освіти і науки, Міністерство фінансів та Міністерство юстиції затвердили Правила проставлення апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав. Відповідний наказ від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5 набув чинності 23 березня 2023 року.
Затверджені Правила регулюють порядок проставлення спеціальної відмітки Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) на офіційних документах, що були складені на території України, яким відповідно до статті 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі – Конвенція), засвідчуються справжність підпису, якість, у якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.
Перелік документів, що потребують штампу апостилю
Згідно з наказом апостиль проставляється:
- на офіційних документах, що виходять від судів України;
- на офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ, органів виконання покарань та пробації;
- на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов'язану з наданням таких послуг;
- на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
- на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів;
- на офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг - акредитованого центру сертифікації ключів МВС;
- на офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
- на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами;
- на інших офіційних документах.
Міністерством юстиції України апостиль проставляється на офіційних документах, що видаються органами юстиції, судами та архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України. Оригінали документів про освіту апостилюють у Міністерстві освіти та науки України. Усі інші документи, такі як довідка про відсутність судимості, довідка з місця проживання та про склад сім’ї, документи, що виходять від органів прокуратури, медичні довідки та інші, оформлюються у Міністерстві закордонних справ.
Алгоритм отримання апостилю
Проставлення апостилю Міністерством юстиції України проводиться в Електронному реєстрі апостилів у такий спосіб:
- особа може звернутися зі своїм паспортом та з оригіналами документів, які потрібні апостилювати, до відповідного органу — відділу державної реєстрації актів цивільного стану/ нотаріуса/Державної архівної служби України);
- необхідно надати документ про оплату послуги з проставлення апостилю чи документ, що підтверджує право на звільнення від сплати;
- потрібна заява, сформована посадовою особою вказаних органів, підписується особою, яка подає документи, та направляється в електронному вигляді на розгляд до Міністерства;
- проставляється апостиль або надходить відмова в ньому.
